UBO check: wat is het en hoe werkt het?

Wat is een UBO?

De afkorting UBO staat voor Ultimate Beneficial Owner, oftewel de uiteindelijk belanghebbende. Dit is de natuurlijke persoon die de uiteindelijke eigenaar is van of zeggenschap heeft over een organisatie.

Een UBO is dus altijd een persoon van vlees en bloed, nooit een bedrijf of rechtspersoon. Het gaat om degene die:

• Meer dan 25% van de aandelen bezit
• Meer dan 25% van de stemrechten heeft
• Feitelijke controle uitoefent over een organisatie

Deze definitie geldt voor verschillende rechtsvormen, zoals BV’s, NV’s, stichtingen en verenigingen.

Waarom is de UBO belangrijk?

De focus op UBO’s komt voort uit internationale wetgeving gericht op het bestrijden van:

• Witwassen
• Terrorismefinanciering
• Belastingontduiking
• Fraude en corruptie

Door inzicht te krijgen in wie daadwerkelijk profiteert van een organisatie, wordt het moeilijker om illegale constructies op te zetten via complexe bedrijfsstructuren.

Financiële instellingen, zoals banken, zijn verplicht om deze informatie te verzamelen en te controleren. Ook andere organisaties die onder de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) vallen, moeten een UBO check uitvoeren.

Wat is een UBO check?

Een UBO check is het proces waarbij wordt vastgesteld wie de uiteindelijke belanghebbende van een organisatie is én waarbij wordt gecontroleerd of deze persoon geen verhoogd risico vormt.

Een UBO check bestaat doorgaans uit meerdere stappen:

1. Identificatie van de UBO
2. Verificatie van de identiteit
3. Controle op risico’s (zoals sanctielijsten)
4. Vastlegging en monitoring

Het doel is om een duidelijk en betrouwbaar beeld te krijgen van de eigendomsstructuur en de personen daarachter.

Wanneer is een UBO check verplicht?

Een UBO check is verplicht in verschillende situaties, met name binnen gereguleerde sectoren. Voorbeelden zijn:

• Het openen van een zakelijke bankrekening
• Het aangaan van een zakelijke relatie met een klant
• Fusies en overnames
• Notariële transacties
• Vastgoedtransacties

Organisaties die onder de Wwft vallen, zoals accountants, advocaten, notarissen en financiële dienstverleners, moeten altijd een cliëntenonderzoek uitvoeren waarbij de UBO wordt vastgesteld.

Hoe wordt een UBO vastgesteld?

Het vaststellen van een UBO begint met het analyseren van de juridische structuur van een organisatie. Dit kan eenvoudig zijn bij een eenmanszaak, maar complex bij internationale holdings.

Directe en indirecte belangen

Een UBO kan direct of indirect eigenaar zijn:

• Direct belang: iemand bezit rechtstreeks aandelen in een bedrijf
• Indirect belang: eigendom loopt via één of meerdere tussenliggende bedrijven

Bij indirect eigendom moet de volledige structuur worden uitgewerkt om te bepalen wie uiteindelijk bovenaan staat.

Pseudo-UBO

Als er geen persoon is die voldoet aan de criteria van meer dan 25% eigendom of zeggenschap, wordt gekeken naar het hoger management. In dat geval wordt een zogenaamde pseudo-UBO aangewezen, bijvoorbeeld een directeur.

Het UBO-register in Nederland

In Nederland bestaat het UBO-register, beheerd door de Kamer van Koophandel (KvK). Hierin moeten organisaties hun UBO’s registreren.

Welke gegevens worden vastgelegd?

Het register bevat onder andere:

• Naam van de UBO
• Geboortemaand en -jaar
• Nationaliteit
• Woonstaat
• Aard en omvang van het belang

Een deel van deze gegevens is openbaar, terwijl gevoelige informatie alleen toegankelijk is voor bevoegde instanties.

Wie moet zich inschrijven?

Vrijwel alle juridische entiteiten zijn verplicht om UBO’s te registreren, waaronder:

• BV’s en NV’s
• Stichtingen en verenigingen
• Maatschappen en VOF’s

Eenmanszaken vallen buiten deze verplichting.

Hoe werkt een UBO check in de praktijk?

Een UBO check wordt vaak uitgevoerd als onderdeel van een breder Know Your Customer (KYC)-proces. De uitvoering kan handmatig of geautomatiseerd plaatsvinden.

Stap 1: Gegevens verzamelen

De eerste stap is het verzamelen van relevante informatie, zoals:

• Statuten en aandeelhoudersregisters
• Organogrammen
• Identiteitsdocumenten

Stap 2: Structuur analyseren

Vervolgens wordt de eigendomsstructuur geanalyseerd om te bepalen wie de uiteindelijke belanghebbende is. Dit kan complex zijn bij internationale holdings.

Stap 3: Identiteit verifiëren

De identiteit van de UBO wordt gecontroleerd aan de hand van officiële documenten, zoals een paspoort.

Stap 4: Risicocheck uitvoeren

Er wordt gecontroleerd of de UBO voorkomt op:

• Sanctielijsten
• Politically Exposed Persons (PEP)-lijsten
• Negatieve media (adverse media)

Stap 5: Documenteren en monitoren

Alle bevindingen worden vastgelegd. Daarnaast wordt de relatie periodiek opnieuw beoordeeld, omdat situaties kunnen veranderen.

Veelvoorkomende uitdagingen bij een UBO check

Hoewel het concept van een UBO eenvoudig lijkt, kan de uitvoering complex zijn. Enkele veelvoorkomende uitdagingen zijn:

Complexe bedrijfsstructuren

Internationale holdings met meerdere lagen maken het lastig om de uiteindelijke eigenaar te achterhalen.

Onvolledige informatie

Niet alle gegevens zijn altijd beschikbaar of actueel, vooral bij buitenlandse entiteiten.

Privacy en regelgeving

Er moet een balans worden gevonden tussen transparantie en privacybescherming.

Veranderende wetgeving

Regels rondom UBO’s blijven zich ontwikkelen, wat vraagt om voortdurende aanpassing van processen.

Wat zijn de risico’s zonder UBO check?

Het niet uitvoeren van een correcte UBO check kan grote gevolgen hebben:

• Boetes van toezichthouders
• Reputatieschade
• Betrokkenheid bij frauduleuze activiteiten
• Verlies van zakelijke relaties

Voor organisaties onder de Wwft kunnen de sancties aanzienlijk zijn, zowel financieel als juridisch.

Automatisering van UBO checks

Steeds meer organisaties kiezen voor geautomatiseerde oplossingen om UBO checks efficiënter uit te voeren.

Voordelen van automatisering

• Snellere verwerking
• Minder kans op fouten
• Real-time updates
• Betere compliance

Softwaretools kunnen bijvoorbeeld automatisch eigendomsstructuren analyseren en risicocontroles uitvoeren.

UBO check en compliance

Een UBO check is een belangrijk onderdeel van een bredere compliance-strategie. Het helpt organisaties om te voldoen aan wet- en regelgeving en risico’s te beheersen.

Belangrijke elementen binnen compliance zijn:

• KYC (Know Your Customer)
• CDD (Customer Due Diligence)
• Transaction monitoring

De UBO check vormt hierin een fundamentele bouwsteen.

Conclusie

De UBO check is een essentieel instrument in het moderne zakelijke landschap. Door inzicht te krijgen in de uiteindelijke belanghebbenden van organisaties, wordt transparantie vergroot en worden risico’s beperkt.

Met de toenemende focus op wet- en regelgeving rondom witwassen en fraude is het uitvoeren van een correcte UBO check niet alleen verplicht, maar ook noodzakelijk voor duurzaam en verantwoord ondernemen.

Organisaties die hun UBO-processen goed op orde hebben, versterken niet alleen hun compliancepositie, maar bouwen ook aan vertrouwen bij klanten, partners en toezichthouders.